Как да създадете успешно вътрешнофирмено обучение?

Приблизително време за четене: 7m 7s

Вътрешнофирмено обучение – кога работи, кога не и защо не е „още един курс“

Вътрешнофирменото обучение често се възприема като нещо задължително – част от HR календара, изискване по регулация или „нещо, което трябва да го има“.
В практиката обаче то е много повече от това.

Добре планираното вътрешнофирмено обучение е управленско решение, което влияе пряко върху начина, по който хората работят, вземат решения и прилагат правила и процеси. Лошо планираното обучение, от своя страна, води до формално преминаване, ниска ангажираност и усещане за загубено време – както за служителите, така и за мениджмънта.

Тази статия не разглежда вътрешното обучение като „курс“, а като инструмент за реална промяна в организацията. Ще разгледаме кога има смисъл да се инвестира във вътрешно обучение, как се планира така, че да е полезно, и какво най-често се обърква в процеса.
Създайте успешни мениджъри с нашите фирмени обучения. Мотивирайте екипите и подобрете представянето!

Какво всъщност е вътрешнофирменото обучение

Вътрешнофирменото обучение представлява целенасочен процес за развитие на знания, умения и поведение на служителите, съобразен с конкретните процеси, култура и цели на дадена организация.

За разлика от масовите външни курсове, тук фокусът не е върху „общи знания“, а върху:

• реалните работни ситуации;

• вътрешните правила и стандарти;

• конкретния контекст, в който служителите вземат решения.

То може да бъде реализирано под различни форми – присъствено, онлайн, хибридно – но ключовото не е форматът, а връзката с реалната работа.

Кога вътрешнофирменото обучение има смисъл

В практиката вътрешното обучение работи най-добре в следните ситуации:

• при въвеждане на нови служители (onboarding), когато трябва бързо и последователно да се предадат знания;

• при промяна в процеси, системи или вътрешни правила;

• при регулаторни и нормативни изисквания, където е важно не просто „да се мине курс“, а да се разбере какво се изисква;

• при нужда от унифицирано поведение и стандарт на работа в различни екипи или локации.

Общото между тези ситуации е едно – организацията има конкретен проблем или цел, а обучението е средство за нейното постигане.

Кога вътрешното обучение не работи

Също толкова важно е да се каже и кога вътрешнофирменото обучение не дава резултат. Най-често това се случва, когато:

• обучението се прави „за отметка“, без ясна цел;

• съдържанието е копие на външен курс, без адаптация;

• липсва връзка между обучението и ежедневната работа;

• няма измерване на резултатите след края на обучението.

В тези случаи служителите усещат обучението като формалност, а не като помощ. Това води до ниска мотивация и скептицизъм към бъдещи обучения.

Често срещана грешка: обучение без ясно „защо“

Една от най-честите грешки при вътрешните обучения е, че се започва директно със съдържанието – теми, модули, презентации – без предварително да се отговори на въпроса „Защо правим това обучение?“.

В практиката ни често се срещат обучения, които са добре написани, но не решават конкретен проблем. Те съдържат информация, но не водят до промяна в поведението или резултатите.

Ефективното вътрешно обучение започва не от съдържанието, а от ясно дефинирана нужда – какво искаме хората да правят по различен начин след обучението.

Вътрешно обучение и бизнес цели – връзката, която често се пропуска

Вътрешнофирменото обучение има смисъл само ако е обвързано с бизнес целите на организацията. Това може да означава:

• по-бърза адаптация на нови служители;

• намаляване на грешки и рискове;

• по-добро обслужване на клиенти;

• по-ясно спазване на правила и процедури.

Когато тази връзка е ясно формулирана още в началото, обучението престава да бъде „разход“ и се превръща в инвестиция, която може да бъде измерена.

Особено при вътрешно-фирмените обучения, които в по-голямата си част са задължителни и рядко носят добри резултати.

Как да създадете обучение, което едновременно да обучи Вашите служители, но и да ги забавлява? Вижте нашите 5 съвета и ги приложете в следващия си онлайн курс.

Създайте успешни мениджъри с нашите фирмени обучения. Мотивирайте екипите и подобрете представянето!

Използвайте релевантно съдържание

За да привлечете вниманието на Вашите служители по време на обучение, трябва да им предоставите съдържание, което да им е интересно и полезно. Ако не е такова, те няма да бъдат мотивирани и ще възприемат много малка част от обучителния материал.

Използването на релевантно съдържание е от ключово значение за успешното обучение на служителите. Това може да включва конкретни умения, които те трябва да придобият или да подобрят, информация за нови продукти или услуги на компанията, полезни съвети и трикове, свързани с техните работни задължения и други.

Ето някои примери за релевантно съдържание, което може да бъде полезно за Вашите служители:

1. Обучителни видеа - Видеото е ефективен начин за предаване на информация и обучение на служители. Видеата могат да съдържат упражнения и примери, които да помогнат на служителите да приложат новите умения на практика.

2. Ръководства и инструкции - Подгответе подробни ръководства и инструкции за използване на нови технологии или процедури във Вашата компания. Те могат да бъдат разпечатани или електронни, в зависимост от предпочитанията на служителите.

3. Информационни материали - Вашите служители може да се нуждаят от информация за нови продукти, услуги или кампании на компанията. Подгответе информационни материали, които да обясняват детайлно всяко ново нещо, което трябва да знаят служителите.

4. Онлайн курсове - Изберете онлайн курсове, които да подпомогнат обучението на служителите Ви. Тези курсове могат да бъдат общи за всички служители или да бъдат персонализирани според нуждите на конкретен служител или екип.

5. Семинари и обучения на място - Организирайте семинари и обучения на място, където служителите могат да се запознаят с нови технологии, продукти или процедури. Тези събития могат да бъдат интерактивни и да позволяват на служителите да задават въпроси и да обсъждат темите.

6. Полезни съвети и трикове - Създайте списък с полезни съвети за всяка работна позиция.

Поднесете обучението в правилния момент

Вместо да създадете един голям курс, чието преминаване отнема месеци, по-добре разделете обучението на няколко по-малки модула. Така служителите Ви ще могат да получат нужната информация в момента, в който им трябва, ще я приложат веднага и ще я запомнят.

Разбиването на обучението на по-малки модули има много положителни страни. Първо, това ще помогне на служителите да концентрират вниманието си върху определени умения или теми, които са им необходими в момента. Второ, това ще им позволи да работят по обучението в свободното си време, когато те са най-подготвени да усвоят новата информация. Трето, разбиването на обучението на по-малки модули може да помогне на служителите да запомнят по-лесно информацията, тъй като те ще я получат в по-малки порции.

Подаването на обучението в правилния момент е също много важно. Ако служителите Ви не разполагат с времето и енергията да усвоят новата информация, те може да го пренебрегнат и да не го приложат в практиката. Затова е важно да им предоставите обучение в моментите, в които имат най-много нужда от него, например преди започване на нов проект или при придобиване на нова роля в компанията. Това ще гарантира, че служителите Ви ще бъдат максимално подготвени за задачите, които им предстоят, и ще могат да изпълнят работата си по-ефективно.

Наблегнете на дизайна

Служителите Ви могат да възприемат обучението още по-добре, ако изберете подходящ дизайн. Дори и да създавате много кратък курс, не бива да пренебрегвате неговата визия. Тя влияе върху възприятията на хората и повишава стойността на обучението.

Дизайнът на обучението може да се разглежда като много важен фактор за успешното му приемане от служителите. Независимо от това дали става въпрос за онлайн курсове или физически обучения, добре проектираният дизайн може да се окаже критичен за успеха на обучението.

Един от начините да се осигури подходящ дизайн е да се използва правилна цветова гама, подходящи шрифтове, графични елементи и изображения, които да подкрепят съдържанието на обучението и да го направят по-привлекателно за визуалното възприятие на служителите. Дизайнът може да създаде усещането за интуитивност, удобство и лесно разбиране на информацията, което е от голямо значение за мотивацията и успешно усвояване на знанията.

В същото време обаче, дизайнът не трябва да бъде прекалено сложен или да отнема прекалено много време и ресурси за създаването му. Той трябва да бъде лесен за проектиране и поддръжка, за да не се изчерпват ресурсите на компанията.

Накрая, важно е да се има предвид, че дизайнът трябва да се адаптира към конкретните нужди на служителите и типа на обучението, което се предоставя. Например, обучението на екип за техническа поддръжка може да изисква различен дизайн спрямо обучението на екип за маркетинг. Всички тези фактори трябва да бъдат взети предвид, за да се гарантира успешно усвояване на знанията и постигането на поставените цели.

Не забравяйте интеракциите

Интеракциите оказват положително влияние върху ангажираността на служителите. За съжаление, обаче, повечето дистанционни обучения са праволинейни. Ако съдържат интерактивни елементи, то те са малко на брой.

Най-лесният начин да ги добавите е като направите задължителни някои действия, като кликване, влачене, попълване на информация и др. Друг вариант, изискващ по-специална подготовка, е да изградите обучението си на базата на многопластов интерактивен сценарий.

Добавянето на интерактивни елементи в обучението е много важно за засилване на ангажираността и по-добро запомняне на материала от служителите. Вместо да се ограничавате до праволинеен курс, можете да използвате различни методи за интерактивност, като например:

1. Въпроси и отговори - включете задачи и въпроси, за да проверите знанията на служителите, докато те преминават през курса. Можете да добавите и обратна връзка, която да им помогне да разберат къде са допуснали грешка.

2. Симулации - създайте виртуални среди, където служителите да могат да изпробват своите умения и да упражнят практически умения. Например, ако обучавате хора за работа с нов софтуер, може да добавите симулация, която да имитира работата с програмата.

3. Колективни проекти - включете елемент на колективна работа, като например групови проекти или дискусии върху темата на обучението. Това може да помогне за по-добро взаимодействие между служителите и да подобри обучението чрез споделяне на мнения и опит.

4. Видео материали - добавете видео материали, които да допълнят текстовата информация. Те могат да са кратки уроци или дори инструкции, които да показват как да се изпълнява определена задача.

5. Интерактивни упражнения - добавете упражнения, в които служителите да могат да прилагат новите знания в реална среда. Например, ако обучавате служители за нов продукт, можете да добавите упражнение, в което те да могат да създадат и изготвят примерен продукт.

Не забравяйте, че интерактивността не означава само добавянето на тези елементи в обучението. Важно е да ги използвате правилно, като ги правите достъпни и интересни за служителите.

Не заключвайте навигацията

Хората не научават дадено съдържание, просто защото сте им го показали. Затова заключването на навигацията е безсмислено. Дайте възможност на служителите Ви да се движат свободно в съдържанието на Вашето електронно обучение. Ако искате да ги накарате да научат повече, задайте им задача, която не биха могли да решат, ако не са преминали през целия материал.

Можете да използвате тези съвети по много и различни начини. Не забравяйте, че целта Ви е да ангажирате и да създаде преживяване, което едновременно да образова и забавлява.

В заключение: Вътрешните обучения могат да бъдат ефективни, когато се провеждат правилно.

Важно е да се обмисли съдържанието и дизайна на курса, както и да се добавят интерактивни елементи за ангажираност. За успешно вътрешно-фирмено обучение, съветваме да се обърне внимание на следните ключови точки:

• Използвайте релевантно съдържание, което е интересно и полезно за служителите.
• Разделете обучението на по-малки модули, които могат да бъдат приложени веднага.
• Наблегнете на дизайна, който да подобри възприятието на обучението от служителите.
• Добавете интерактивни елементи, които да увеличат ангажираността на служителите.
• Не заключвайте навигацията на курса, за да дадете свобода на служителите да избират къде да продължат обучението.

Създайте успешни мениджъри с нашите фирмени обучения. Мотивирайте екипите и подобрете представянето!

Следването на тези съвети може да доведе до по-ефективно вътрешно-фирмено обучение, което да увеличи знанията и мотивацията на служителите.

Запишете се за изучаване на  MS Power Point, нашият видео курс, който можете да преминете самостоятелно, по всяко време от удобният домашен компютър или през свободното си време. Придобийте квалификация, която ще Ви помага през целия живот. 

Как да изчислите възвръщаемостта ROI  на електронното обучение можете да видите в нашата статия.