Bulgarian
Приблизително време за четене: 2m 5s
Фирменият имейл често е основен канал за работна комуникация. Но макар да е собственост на работодателя, той съдържа информация, свързана с конкретен човек. Именно това го поставя под защитата на Общия регламент за защита на данните (GDPR).
Ако темата ви е важна, научете всичко необходимо чрез нашето онлайн обучение по защита на личните данни. Запишете се още днес в Курса за защита на лините данни и бъдете подготвени.
Според чл. 4 от GDPR, всеки служебен имейл адрес, който включва лично име или идентифицира конкретно лице (напр. georgi.petrov@firma.bg), представлява лични данни. Това означава, че всяка обработка на такава информация – четене, съхранение, препращане – трябва да отговаря на строгите изисквания на GDPR.
Какво означава това за работодателя?
Работодателите са администратори на лични данни. Те отговарят за законосъобразното, прозрачно и сигурно обработване на служебни имейли. Според насоките на КЗЛД, включително в Бюлетин №3/2025, работодателите трябва:
-
да информират служителите как се използват служебните имейли;
-
да създадат ясна вътрешна политика за електронната комуникация;
-
да обосноват всяко наблюдение или достъп до имейли с легитимна цел;
-
да предприемат мерки за ограничаване на достъпа до имейли на напуснали служители.
В Решение № Ж-63-146/2022 г., КЗЛД установява нарушение поради липса на вътрешна регулация за достъпа до служебна поща след напускане, подчертавайки нуждата от предвидимост и правна сигурност.
А служителите – какво могат да очакват?
Служителите имат право:
-
да знаят дали имейлите им се наблюдават;
-
да бъдат уведомени за целите и обхвата на обработката;
-
да подадат възражение срещу прекомерно следене;
-
да търсят съдействие от КЗЛД при нарушение;
-
да изискат изтриване на лични съобщения, когато това е обосновано.
Законен ли е достъпът до служебната поща?
Не съществува еднозначен отговор – всичко зависи от контекста. Съдебната практика, включително решението Bărbulescu срещу Румъния (2017), поставя акцент върху принципите на прозрачност, пропорционалност и необходимост.
За да бъде законен достъпът:
-
служителят трябва да бъде информиран;
-
контролът да се извършва само при обоснована нужда;
-
да не се засягат лични комуникации.
Примери от практиката на КЗЛД
В Решение № Ж-204-252/2021 г., КЗЛД постановява, че достъп до електронна поща на напуснал служител, без регламентирана процедура, нарушава GDPR. Подобна позиция е заета и в Решение № Ж-226-204/2020 г., където автоматично пренасочване на имейли след напускане е счетено за нарушение.
Тези казуси показват, че дори когато имейлът е „служебен“, неправомерният достъп до него може да доведе до сериозни санкции.
Как да се спазват правилата – добри практики
За работодателя:
-
Въведете политика за електронна комуникация;
-
Уточнете дали и какво наблюдение се извършва;
-
Избягвайте автоматичен достъп до имейли след напускане;
-
Назначете лице по защита на личните данни (DPO), ако се изисква.
За служителя:
-
Използвайте служебния имейл само за работа;
-
Не съхранявайте чувствителни лични съобщения там;
-
Запознайте се с вътрешните политики на фирмата;
-
Използвайте алтернативна комуникация за лични теми.
Какво трябва да се промени в организациите?
Фирмите трябва:
-
да осигурят правна съвместимост между ИТ системи и GDPR;
-
да поддържат регистър на дейностите по обработване;
-
да провеждат вътрешни обучения по защита на личните данни;
-
да правят редовни оценки на риска.
Заключение: баланс между контрол и доверие
Защитата на личните данни в служебната електронна поща не е просто формалност. Тя е ключов аспект от културата на доверие и спазване на закона. GDPR не цели да ограничи бизнеса, а да постави ясни правила – както за работодателя, така и за служителя.
Запишете се още днес в Курса за защита на лините данни и бъдете подготвени, aко искате да разберете повече за правата и задълженията по GDPR, включително в контекста на работното място.
