Получаване и даване на обратна връзка на работното място

Приблизително време за четене: 13m 3s

Въведение

В тази статия ще разгледаме как да се справяте с обратната връзка на работното място. Обратната връзка е ключов инструмент за подобряване на работната ефективност и мотивацията на служителите.

Обратната връзка трябва да се предоставя редовно, предпочитано на всеки две седмици, и трябва да бъде конструктивна и подкрепяща. Тя ни помага да идентифицираме какво правим добре, какво можем да подобрим и да се насочим към постигане на целите.

Предимствата от обратната връзка включват подобряване на работното представяне, повишаване на мотивацията, увеличаване на удовлетвореността и производителността. Тя също така предоставя възможност да бъдете чути и да изразите своите опасения.

Запиши се за нашите бизнес обучения, които ще подобрят уменията и ще допринесат за успеха!

5 ХАРАКТЕРИСТИКИ НА ДОБРАТА ОБРАТНА ВРЪЗКА

Ето пет основни характеристики на добрата обратна връзка:

1. 1. Специфична: Обратната връзка трябва да се фокусира върху конкретни действия или поведение, а не да бъде обща или неясна. Това помага на получателя да разбере точно какво е предизвикало обратната връзка.

   2. Навременна: Обратната връзка трябва да се предоставя навреме, предпочитано веднага след събитието или действието. Когато тя е свежа в паметта на получателя, тя има по-голямо влияние.

   3. Състрадателна: Дори когато обратната връзка е негативна или коригираща, важно е да се предаде с уважение и без да обвинявате. Подходящият тон и подход могат да помогнат на получателя да приеме и да научи много от обратната връзка.

   4. Искрена: Обратната връзка трябва да бъде искрена и истинска. Получателят трябва да усети, че говорите с искреност и вяра в това, което казвате. Това подпомага доверието и разбирателството.

   5. Редовна: Не ограничавайте обратната връзка само при проблеми; предоставяйте я редовно. Редовната обратна връзка не само подсилва мотивацията, но и предоставя постоянни възможности за подобрение и развитие.

Избягвайте капана да давате обратна връзка само когато нещата се объркат; старайте се да давате обратна връзка и когато нещата вървят добре.

Силата на обратната връзка се повишава, когато тя се дава редовно или постоянно. Това предлага много възможности за положително  предлагане на коригиращи насоки, които да помогнат на хората да се подобрят.

11 СЪВЕТА ЗА ТОВА КАК ДА ДАВАТЕ ОБРАТНА ВРЪЗКА НА СЛУЖИТЕЛ ( за мениджъри)

Цел на обратната връзка

Подгответе се и обмислете обратната връзка, която искате да дадете, и начина, по който да я кажете.

За какво искате да говорите и защо? Какво сте наблюдавали?

Опишете ясни примери за това, което сте забелязали, защо е добро или не е добро и как може да се направи по-добре или по различен начин.

По същия начин, когато планирате да дадете похвала, посочете действителното действие или резултат, от които сте доволни, за да мотивирате лицето да продължи да го прави.

Друг начин за подготовка е да получите информация от различни източници, като например други ръководители, колеги и клиенти.

Като ръководител вашето първо желание трябва да бъде да помогнете на служителя да успее в работата. Ето защо обратната връзка трябва да бъде насочена към мотивиране на служителите да вършат работата си по най-добрия начин и да повтаря, че работата им добавя стойност за екипа, отдела и организацията.

Запазете спокойствие когато служителят сбърка

На работното място може да има моменти, когато служителят е допуснал тежка грешка и реакцията Ви е незабавно да го порицаете.

В подобна ситуация, а всъщност и при всеки сценарий за обратна връзка, е изключително важно да запазите спокойствие и да контролирате емоциите си.

Гневният изблик може да накара получателя да се защити, да се раздразни, да спори, да се почувства унизен, омаловажен, демотивиран и дори да се отдръпне или мислено да блокира коментарите, които му давате.

Ако се чувствате ядосани, отделете известно време, за да се успокоите, след което обективно и с уважение проведете дискусия за обратна връзка.

Намерете подходящото време и място

Създайте правилна нагласа за обсъждане на обратната връзка.

Можете да използвате въвеждащи думи, като например: "Бих искал да ви дам обратна връзка за отчета за продажбите този месец" или "Когато имате време, бих искал да обсъдим с вас проекта xyz, по който работите", или "Няма да е лошо, ако отделим няколко минути, за да ви дам обратна връзка?"

За да запазите конфиденциалността, да избегнете прекъсванията и да дадете възможност за по-задълбочено обсъждане, намерете място, където можете да говорите насаме.

Отделете време, за да разберете гледната точка на другото лице

Ако става въпрос за проблем с изпълнението, задайте въпроси, за да разберете какво би могло да причини проблема.

Възможно е да имате свои предположения, наблюдения или заключения, а след това другият човек да предложи нов набор от причини, обстоятелства или предизвикателства, за които не сте знаели и които ви помагат да видите ситуацията в друга светлина.

Това също така ви дава възможност да преосмислите и адаптирате обратната си връзка въз основа на новата информация, която току-що сте научили.

Може дори да решите да отложите дискусията, за да направите допълнително проучване или анализ.

Дайте възможност за обяснения и задаване на въпроси

Даването на възможност на другия човек да говори, да обяснява нещата и да задава въпроси е важна част от процеса на обратна връзка.

Понякога емоциите могат да се натоварят или егото да бъде наранено и разговорът помага да се разбие получената информация, да се анализира от различни гледни точки и дори да се помогне на някого да се успокои.

Важна част от процеса на обратна връзка е възможността да изложите своята гледна точка. Можете също така да поискате разяснения за неща, които не са били ясни, или да потърсите допълнителни подробности или примери.

Опишете следващите стъпки за проследяване на действията

След като дадете обратна връзка, финализирайте, като предложите насоки за това какво трябва да се случи занапред.

Ако давате положителни отзиви, насърчете човека да продължи да работи и предложете съвети как да направи нещата още по-добри.

Ако давате коригираща обратна връзка, очертайте как служителят може да направи подобрения, за да отстрани пропуските, и го поканете да предложи стъпки, които може да предприеме, за да доведе до положителни промени или да предотврати повторното допускане на грешки.

Насрочете бъдещи проверки на напредъка, предложете помощта си, например препоръки за коучинг или обучение, и благодарете на служителя за отделеното време.

Предоставяйте обратна връзка за изпълнението

Какви са целите на изпълнението? И двамата еднакво ли разбирате целите?

Какви предизвикателства или пречки пречат на персонала да постигне целите си? Какво може да направи ръководителят, за да помогне? Или какво прави ръководителят, за да възпрепятства напредъка? Твърде голямо ли е работното натоварване? Приоритетите са претоварени, неправилно подредени или неясни? Липсва ли насока? Липса на екипна работа? ресурси? Умения? Външни обстоятелства? Лични проблеми? Проблеми с комуникацията?

Говорете откровено за това, което не работи добре, за да стигнете до същността на проблемите с изпълнението.

Разберете какъв вид помощ е необходима и обсъдете как могат да бъдат постигнати договорените цели. Ако има пропуски в уменията, насърчавайте професионалното усъвършенстване.

Можете дори да предложите програми за обмен на умения на работното място, при които хората предлагат уменията, които се интересуват да усвоят, а след това се определя служител, който има умения в тази област, за да обучава другите.

Изградете отношения със служителите

Изграждането на взаимоотношения със служителите е постоянна дейност, която мениджърът или лидерът трябва да извършва непрекъснато.

Мениджърът трябва да отдели време, за да разбере какво правят служителите, кои са техните силни страни и възможности, областите, в които редовно изпитват затруднения, и най-добрите начини да ги мотивира.

Когато служителят чувства, че неговият ръководител е инвестирал в професионалното му израстване и успех, той е по-склонен да се вслушва в обратната връзка и да й се доверява, дори когато тя е критична.

Напротив, ако шефът просто пръска обратна връзка без силна връзка, тя може да не бъде приета с доверие, да бъде пренебрегната, да има слабо въздействие или по-малък коригиращ потенциал.

Критикувайте, но конструктивно

При липса на обратна връзка някой може да продължи да прави една и съща грешка отново и отново.

Конструктивната критика има за цел да помогне на добрия служител да бъде още по-добър и да разгърне уменията си способностите и резултатите от работата. Тя също така помага на служител, който изпитва затруднения, да се върне на скорост.

Критиката или полезният съвет могат да са доста болезнени.

Даването на конструктивна обратна връзка предполага посочване на нещо, което не работи добре, очертаване на примери, които демонстрират проблема, за който говорите, използване на уважителен тон и питане на служителя как може да разреши ситуацията, предлагане на ясни насоки или предложения как да се подобри, подчертаване на график за въвеждане на промените и взаимно договаряне на начина за наблюдение и оценка на напредъка.

Проактивно работете с вашия служител, за да му помогнете да се стреми към по-високи цели, подкрепяйте го в това, в което вече е добър, определете няколко първоначални ключови области, върху които да работите заедно за подобряване на изпълнението, и когато те бъдат изпълнени, преминете към други области и не забравяйте да потупвате служителите по гърба, когато вършат добра работа.

Насърчавайте служителите да споделят постиженията си

Във всеки типичен работен ден има многобройни добри неща, които служителите правят, и си струва да споменете и да признаете някои от тези постижения.

Редовно на форуми като екипни срещи или на индивидуални срещи насърчавайте служителите да споделят нещо, с което се гордеят, че са постигнали през деня, седмицата или месеца.

Споделянето на истории за постижения може да помогне за вдъхновяване, зареждане с енергия и мотивиране на другите, като в същото време персоналът получи признание за упоритата си работа.

По подобен начин въведете култура, при която колегите активно признават и оценяват усилията и усърдната работа на другия.

Правете редовни прегледи на изпълнението

Те са известни с много термини, като оценка на изпълнението, атестация или преглед на изпълнението, които традиционно се извършват ежегодно или на полугодие.

Те предлагат официално документирана възможност на служителя да оцени представянето си спрямо предварително договорените годишни цели и по същия начин прекият му ръководител също оценява служителя по същите цели.

Едно от предизвикателствата на годишните прегледи на изпълнението е голямата продължителност, която минава между определянето на целите и извършването на оценката. Някои организации коригират цикъла на прегледа до текущи прегледи, месечни прегледи, тримесечни и дори полугодишни прегледи.

От друга страна, прегледите на представянето обикновено са подробни, със системи за оценяване и раздели за коментари, които предлагат обратна връзка за това как човек се представя спрямо зададените стандарти, както и посочват областите с високи постижения и областите за подобрение.

Прегледът трябва да се извършва в комбинация с други методи за текущ преглед, като например седмични, двуседмични или месечни контролни срещи с вашия ръководител, а също и редовни срещи на екипа или отдела.

7 СЪВЕТА КАК ДА ПОЛУЧАВАТЕ ОБРАТНА ВРЪЗКА НА РАБОТНОТО МЯСТО ( за служители)

Анализирайте как приемате критика

Едно от първите неща, които трябва да анализирате, когато става въпрос за обратна връзка, е да направите самооценка на това как приемате критика.

Важно е да се замислите как сте реагирали на обратна връзка в миналото, особено на критична такава. Отворени ли сте за получаване на обратна връзка или сте чувствителни към конструктивната критика?

Разбира се, че е болезнено да получите обратна връзка, че сте се провалили в една или друга област.

Въпреки това, ако мотивите на лицето, което дава обратната връзка, са чисти и ако то поднася обратната връзка по уважителен начин, това помага да се намали огорчението и да се замислите как да обърнете ситуацията.

Активно търсете обратна връзка

Включете търсенето на обратна връзка като част от рутинната си самооценка.

Редовно питайте ръководителя си как се справяте и как можете да надхвърлите очакванията.

Обсъждайте с колегите си начините, по които можете да укрепите работните си взаимоотношения и как можете да си помогнете взаимно да постигнете целите на изпълнението.

Искайте обратна връзка и от вътрешни и външни клиенти за вида на обслужването, което предоставяте.

Стремете се да откриете областите на удовлетвореност и неудовлетвореност и как можете непрекъснато да отговаряте на очакванията.

Бъдете готови да се учите

От изключителна важност е способността ви да разпознавате своите недостатъци или слабости и готовността да направите нещо по въпроса.

Понякога може да имаме вътрешни сирени, които да ни предупреждават, че сме тръгнали по грешен път, а обратната връзка служи като червен светофар или знак "Стоп", за да ни предупреди, че сме тръгнали по грешен път.

Проявете желание и разбиране да промените посоката и да се насочите към правилния път.

Макар че в момента на въздействие получаването на критична обратна връзка може да е болезнено, тъй като е лошо да ти кажат, че не се справяш, все пак ние се нуждаем от проверка на реалността, за да се върнем обратно към пренастройване.

Погледнете голямата картина на това, което се е объркало, и се запитайте какво сте могли да направите по-добре и какво можете да направите по-добре, за да продължите напред.

Управлявайте добре емоциите си

Има моменти, когато някой може неволно или умишлено да ви даде обратна връзка по лош начин, по осъдителен или обиден начин или с лош тон, включително саркастични коментари.

Съберете колкото се може повече сили при тези обстоятелства, за да запазите хладнокръвие и да намерите начин да отделите или да отсеете добрата или коригираща обратна връзка от лошото предаване.

Има и други случаи, в които дори когато обратната връзка е дадена по подходящ начин, критиката все пак може да ви разгневи, да се почувствате разочаровани или да се почувствате така, сякаш ви обвиняват.

Стремете се да изслушвате внимателно обратната връзка и устоявайте на желанието да спорите. Гледайте на обратната връзка като на възможност да откриете по-добри начини за действие.

Задавайте уточняващи въпроси

Попитайте, ако нещо не е ясно. Сесията за обратна връзка е възможност да изчистите недоразуменията и да натиснете бутона за нулиране.

Получената нова информация ще ви помогне при препрограмирането на бъдещите ви действия и поведение.

По същия начин поискайте предложения или препоръки относно желаната промяна.

Преодолейте страха от получаването на обратна връзка, като я разглеждате като необходима част от растежа и развитието и си представяте как успявате в ролята си.

Изберете да бъдете по-добра версия на себе си и като цяло се стремете да правите малки подобрения всеки ден.

Покажете ангажираността си с благодарност

Благодарете на човека, който е отделил време да ви даде коригираща обратна връзка.

Ако сте се договорили за конкретни действия или график за разрешаване на проблемите, посочени по време на обратната връзка, стремете се периодично да давате актуална информация за напредъка си.

Ако срещнете предизвикателства или имате нужда от помощ, бъдете готови да говорите своевременно, за да разрешите всякакви спънки.

360-градусова обратна връзка

Това предполага други хора да направят преглед на представянето ви, като например вашия ръководител, колеги, преки подчинени, други мениджъри и външни заинтересовани страни, като например клиенти или потребители.

Получаването на обратна връзка от няколко източника е много полезно, защото можете да анализирате дали има повтарящи се или повтарящи се коментари, насочени към конкретни неща.

Когато двама или повече души посочват едно и също нещо, независимо дали е положително или отрицателно, това означава, че има нужда да се разгледа внимателно тази област.

3 СЪВЕТА КАК ДА ДАДЕТЕ ОБРАТНА ВРЪЗКА НА ШЕФА СИ

Значение на обратната връзка в посока нагоре

Подобно на начина, по който ръководителите дават обратна връзка на служителите, е жизненоважно обратната връзка да се връща и към ръководителите.

Преките подчинени са в добра позиция за даване на обратна връзка, тъй като те редовно взаимодействат със своите ръководители и могат да коментират конкретно и да предоставят информация за управленските и лидерските способности на своя началник.

Началниците, които са отворени за обратна връзка, правят услуга на себе си, защото тя предлага възможност за обучение, което да им помогне да се развиват и да изграждат своите умения и способности.

По-добрите ръководители водят до по-добри служители, по-висока удовлетвореност от работата, по-голяма ангажираност, по-висок морал и по-голяма производителност.

Обратната връзка също така предлага възможност да споделите идеи с вашия шеф.

Компаниите могат да помогнат, като създадат култура, която насърчава и подкрепя предоставянето на обратна връзка на ръководителите.

Подготовка за обратната връзка

Отделете известно време, за да обмислите обратната връзка, която искате да дадете на своя началник.

Обмислете причините, поради които предлагате обратна връзка, очертайте проблема с примери, предложете осъществими решения и се стремете да запазите професионалния характер на дискусията.

Кажете на шефа си, че искате да му дадете обратна връзка, за да може той да се подготви психически.

Когато са хванати неподготвени, те могат да се защитят. Когато получите предварително предупреждение и обяснение защо давате обратна връзка, те могат да бъдат по-отзивчиви и дори да оценят факта, че отделяте време да разговаряте с тях.

Предоставяне на обратна връзка

Следващата стъпка в предоставянето на обратна връзка на вашия шеф е да решите средството за комуникация; то може да бъде лично, по имейл, телефон, видеоконференция, незабавно съобщение, текстово съобщение, анонимни анкети и т.н.

Лице в лице е идеално; то предлага възможност да изложите своите наблюдения и коментари и да отговорите на въпроси.

Управлявайте нервите и емоциите си. Освен това бъдете наясно с невербалните си сигнали за комуникация, като например изражението на лицето, тона, осъществяването на контакт с очите, позата на тялото и цялостния език на тялото ви.

Ако предоставяте писмена обратна връзка, уверете се, че тя е написана ясно, след което я проверете и редактирайте по подходящ начин.

Оценяване на шефа:

Шефовете също се нуждаят от насърчаване и оценяване. Понякога може да ви се струва, че те вършат неблагодарна работа с много изисквания към тяхното време и внимание и една добра дума може да повдигне духа им.

Ето един прост начин за изпращане на положителна обратна връзка на вашия шеф чрез имейл:

RE: Оценяване на моя шеф

Уважаеми шефе,

Искам само да отделя малко време, за да Ви кажа, че оценявам Вас и работата, която вършите за нашия екип и нашата организация.

Усилията Ви добавят стойност и правят работата на останалите ни по-лесна и по-целенасочена.

Продължавайте с добрата работа, която вършите, особено когато отделяте време да изслушвате нашите проблеми и ни помагате да обмисляме различни алтернативи.

Благодаря ви.

С най-добри пожелания,

Член на екипа

 

5 СЪВЕТА КАК ДА ДАДЕТЕ ОБРАТНА ВРЪЗКА НА КОЛЕГА

Конструктивна критика на колега

Когато се подготвяте да дадете конструктивна критика на колега, може да изпитате известно неудобство, защото не искате да нараните чувствата на друг човек, но в същото време вярвате, че коригиращата обратна връзка може да помогне.

Конструктивната критика може да помогне в области като комуникация, вземане на решения, обслужване на клиенти, разбирателство с другите, продуктивност, решаване на проблеми, работа в екип, сътрудничество, желание за учене и отлагане.

Когато някой колега изостава в една или повече области и това се отразява или заплашва да се отрази на работните взаимоотношения и производителността, тогава е необходимо да се проведат трудни и грижовни дискусии.

Дискусиите трябва да посочат нещата, които не работят добре, как това се отразява на другите и предложения за поправяне и подобряване и продължаване на работата като ценен член на екипа.

Конструктивната критика трябва да помогне на добрия служител да бъде още по-добър, да разшири уменията, способностите и да го вдъхнови да се стреми към още по-високи цели.

Информирайте се колегите Ви какъв тип обратна връзка искат

Различните хора се нуждаят от различни видове обратна връзка. Полезна стратегия е да започнете, като попитате колегата за вида обратна връзка, която той иска, т.е. поискана, а не непоискана обратна връзка, а също и колко често се нуждае от обратна връзка.

Когато знаете точната обратна връзка, която някой търси, това ви поставя в позиция да търсите и предлагате полезни коментари и примери по конкретен проблем, поведение или тема.

Следващата стъпка е да разберете предпочитания от хората метод за получаване на обратна връзка. Например някои хора предпочитат обратна връзка лице в лице, докато други предпочитат електронна поща, телефон, мигновени съобщения и т.н.

Положителни неща, които да кажете за даден колега

Положителната подкрепа е силно, ценено и успокояващо. Има много случаи, когато колегите вършат чудесна работа или излизат извън рамките на своите възможности, за да спазят кратките срокове, но никой не казва нищо и не признава усърдната им работа.

Положете усилия да забележите и да похвалите колегите си, когато вършат изключителна работа. Посочете колко добре са се справили с определена задача или как приносът им е помогнал за въздействието на дадено начинание.

Разкажете им и за най-добрите им качества, на които се възхищавате, и дори използвайте възможността да научите някои умения от тях.

Изслушване на идеи от колегите

Отделете време, за да изслушате предложенията и идеите на колегите и им отделете цялото си внимание, докато говорят.

Задавайте въпроси, за да научите каква е визията на вашия колега за новите му идеи, каква е според него крайната цел, ползите, които трябва да се извлекат, и потенциалните предизвикателства при постигането на целите.

Предложете съвети или мнения за това как да подобрите идеите.

Даване на обратна връзка на членовете на екипа

Срещайте се редовно с екипа си и давайте отчети на екипа; например след като екипът е работил по дадена дейност, провеждайте срещи за преглед на задачи, проекти или събития.

Правете комплименти на членовете на екипа, споделяйте обратна връзка за това какво е работило добре, какво не е работило добре и какво може да се подобри в бъдеще.

Изслушвайте предизвикателствата, с които се сблъскват при изпълнението на задачите, като например работа с труден клиент, спазване на кратки срокове или сблъсък с ограничени ресурси.

Освен това разберете кои аспекти на проекта или дейността са доставяли удоволствие на служителите да работят по тях.

Насърчавайте колегите да споделят помежду си съвети, най-добри практики, документи, шаблони, работни планове и т.н., вместо да изобретяват колелото наново.

По същия начин поканете някой друг от друг екип да предложи своите съвети и насоки за подобни проекти, които е правил в миналото, каква е била подготвителната му работа и какви успехи и неуспехи е срещнал.

Заключение

Даването и получаването на обратна връзка е двупосочен процес,а ние имаме полза както от получаването на обратна връзка, така и от предоставянето на полезна обратна връзка на другите. Обратната връзка посочва нещата, които правим добре и които трябва да продължим да правим, а също така ни кара да осъзнаем или ни напомня за областите, в които трябва да се справим по-добре.