Мениджмънт и ефективно делегиране

Приблизително време за четене: 7m 12s

Ако сте мениджър със сигурност много пъти сте били затрупвани със задачи и сте искали да прехвърлите част от тях на някой друг. Хубавата новина е, че това може да се случи и може да се случи чрез делегирането. Много мениджъри обаче се плашат от тази дума и не делегират поради различни причини.

Лошата новина е, че ако искате да сте успешен мениджър и добър лидер, трябва да се научите да делегирате.

Научете се как да делегирате успешно в нашият курс:

„Ефективно делегиране за мениджъри"

Преди да ви покажем основните причини, заради които трябва да делегирате, нека да разберем първо какво означава делегирането.

Според Wiktionary Делегирането е възлагането на задача, извън обичайните за съответния служител, в едно с необходимите правомощия за изпълнението й. Приключването на задачата слага край на правомощията.

Делегирането е възлагане на задача от мениджър на служител, която задача е част от работата на мениджъра и не е обичайна за съответния служител. Характерно за делегирането е, че за да бъде изпълнена задачата, мениджърът трябва да даде необходимите за това правомощия на служителя. Освен това делегирането набляга не на начина на изпълнение на задачата, а на резултатът от нейното изпълнение. Например, ако делегирате на някой служител да търси нови клиенти, вие ще се интересувате от това колко нови клиенти е спечелил на фирмата за един месец (резултат), а не от това по какъв начин (как) е намерил клиентите – дали от разговори по телефона, мейли или лични срещи. Тоест при делегирането мениджърите се интересуват не как е изпълнена задачата, а дали тя е успешна или не.

Има един цитат, който много добре илюстрира казаното по-горе:

"Никога не казвай на хората как да правят нещата. Кажи им какво да правят и те ще ви изненадат със своята изобретателност."
Джордж Смит Патън младши, генерал от Втората световна война

Важно е да се каже, че отговорността за изпълнението на задачата при делегирането не се прехвърля на служителя, а все още е на мениджъра. Това не означава, че служителят не носи никаква отговорност, но отговорността за успеха или провала на задачата е на мениджъра.

И така, нека разгледаме няколко причини, поради които е важно да делегирате:

1) Имате повече време за наистина важните неща

Делегирането ще ви освободи време, което да използвате за по-важни неща като време да помислите върху целта и стратегията на компанията. Делегирането ще ви даде повече време, което да отделите за собственото си лично и професионално развитие, което в изключително важно за всеки лидер. Може да подобрите продуктивността си както на работното място, така и в личен план с нашите обучения „Управление на времето за заети хора“ и „Управление на времето Masterclass“.

2) Помага на служителите да научават нови знания и умения

Когато делегирате на служителите, обикновено това е свързано с научаването на нови неща за тях и им помага да развиват своите професионални умения. Това прави служителите по-ефективни и уверени в своята работа. За да се научите как да мотивирате служителите си, вижте обучението „Мотивация на персонала“.

3) По-малко стрес

Когато сте затрупани с най-различни задачи е трудно да останете спокойни и да не се поддадете на стреса от това дали ще успеете да свършите всичко навреме. Научите ли се да делегирате, ще имате хора, които да ви помогнат да намалите стреса и да избегнете т.нар. „прегаряне“, което както знаем не е полезно нито за вас, нито за вашата работа. Повече за начините за справяне със стреса на работното място може да разберете в нашето обучение „Управление на стреса“.

4) Повишава отговорността на служителите

Делегирането означава, че имате доверие в своите служители и вярвате, че те ще се справят със задачата. Това от своя страна води до по-високо чувство на отговорност у служителите, които ще се стремят да оправдаят вашето доверие и очакванията, които имате към тях.

5) Подобрява комуникацията в екипа

Делегирането намалява дистанцията между мениджъра и служителите. Когато делегирате задачи на служителите, това ги кара да се чувстват по-близо до вас и вашето ниво. Това, разбира се ще направи комуникацията между вас много по-лесна и естествена.

6) Може да се свърши повече работа за по-малко време

Много често мениджърите забравят, че те също са хора и разполагат също с 24 часа на денонощие, през което колкото и да се стараят едва ли ще свършат всичко сами. Но представете си, че имате 10 задачи, които да свършите днес. Ако можете да делегирате дори половината от тях на 5 служители, със сигурност ще отнеме по-малко време за тяхното изпълнение, отколкото, ако трябва да свършите всички задачи сами. И следователно така ще бъдат изпълнени повече задачи за по-кратко време.

7) Ставате по-добър лидер

Делегирането увеличава вашето влияние сред служителите. Когато им показвате, че им се доверявате и вярвате в тях, когато им давате свобода, всички ще искат да работят за такъв лидер. Това означава, че служителите ще бъдат по-мотивирани когато работят за вас, а вие ще постигане по-добри резултати с екипа си. За да подобрите лидерските си умения ще ви помогне обучението „Лидерски умения“.

Съвети как да делегирате ефективно

Не е важно просто да делегирате задачи, а да делегирате ефективно, така че задачата да се свърши успешно. Представяме ви няколко съвета, с които да може да делегирате ефективно и да бъдете успешен лидер.

1) Определете какво ще делегирате

На първо място преди да започнете да делегирате трябва да изберете задача, която може да бъде делегирана. В нашето обучение „Ефективно делегиране за мениджъри" е описано подробно кои задачи могат да бъдат делегирани и кои не могат.

2) Изберете на кого ще делегирате

Това е едно от най-важните неща в делегирането. Изборът на подходящ човек, на който да делегирате задача до голяма степен определя и дали задачата ще бъде изпълнена успешно или не. За да изберете подходящ служител е необходимо да познавате добре уменията и възможностите на вашите служители. Едно от нещата, на които трябва да обърнете внимание при избор на човек за делегиране е дали той разполага с необходимото време да изпълни задачата или има други по-важни задачи. Ако искате да научите кои са другите критерии за избор на правилния човек за делегиране, вижте обучението „Ефективно делегиране за мениджъри".

3) Делегирайте навреме, определете срок на изпълнение на задачата

Много често мениджърите правят грешката да делегират задачи на своите служители в последния момент, когато няма достатъчно време да се изпълни задачата. Това създава стрес и объркване у служителите и вероятно те няма да са много доволни от делегирането в последния момент. За да избегнете това, планирайте навреме задачите за делегиране, така, че служителите да разполагат с достатъчно време да ги свършат. Винаги посочвайте сроковете, в които задачата трябва да бъде изпълнена. Така служителите ще знаят кои са задачите с приоритет. Може да видите кои са другите грешки, които се допускат в делегирането и как да ги избегнете в обучението „Ефективно делегиране за мениджъри".

4) Определете ясно задачата и очакванията си

Когато делегирате е необходимо много ясно да обясните спецификите на задачата и очакваните резултати от нея. Добре е да дадете ясни критерии, които да служат за оценка дали задачата е успешна или не. Трябва също да осигурите необходимата информация или обучение, ако това е необходимо за изпълнението на задачата.

5) Делегирайте пълномощия

Както вече казахме, делегирането е свързано с даването на правомощия за изпълнението на задачите и именно това е едно от съществените неща, които отличават делегирането от възлагането на задача. Много мениджъри се страхуват, че когато дават правомощия изпускат контрола и това може да доведе до грешки. Но все пак правенето на грешки е начин служителите да се учат и да се развиват.

6) Следете напредъка и давайте обратна връзка

Делегирането не означава, че не трябва да искате отчет за напредъка по задачата. Нещо повече, това е задължително, за да знаят служителите дали се справят добре със задачата. Напредъка може да се следи по различни начини като един от тях е да искате отчет за прогреса на задачата на определени периоди, например всяка седмица, или на всеки 10 дни и т.н. След като видите как се справя служителя с изпълнението на задачата и дали е на прав път, задължително дайте обратна връзка за работата му, дори да е негативна. Посочете какво трябва да се подобри, какво трябва да се коригира, за да се изпълни задачата успешно.

7) Покажете признание за свършената работа

Когато задачата е приключена задължително покажете признание на екипа или хората, на които сте делегирали. Похвалете ги за добрите резултати и им кажете какво трябва да се подобри. Това ще служи като урок и насока за следващи задачи. Ако задачата не е успешна,, трябва да се потърсят причините за това. Запомнете, че отговорността дали задачата е изпълнена успешно или не е на мениджъра, затова не обвинявайте и не критикувайте служителите, вземете си поуки и подобрете работата.

Умението да делегирате е изключително важно за развитието ви като лидер. Чрез него вие помагате както на себе си, на служителите си, така и на компанията или организацията като цяло. Ползите от делегирането са многобройни, ако делегирате ефективно.

Какво ни сподели един мениджър на голям екип:

Делегирането на задачи е съществена умение, но това не означава, че винаги е лесно.

Преди известно време един от моите служители планираше проект, свързан с нови продукти на фирмата. Беше изненадан, когато откри, че някой от неговия екип е завършил задача, за която той не беше дал изрично разрешение. Ясно беше разочарован, защото смяташе, че другият е поел повече инициатива, отколкото му беше разрешено.

След като ми описа ситуацията, аз казах: "Проблемът не е в члена на твоя екип. Проблемът е, че не си изяснил очакванията си, когато делегираше тази задача." След това попитах дали е чувал за петте нива на делегиране. Той отговори, че не, затова ги споделих с него.

Осъзнах, че това беше съвсем нова идея за моя млад приятел. Вероятно е така и за вас.

Като лидер, когато делегирате задача, трябва да уточните какво ниво на отговорност предоставяте на другите:

Ниво 1: Действай както казвам. Това означава да направиш точно това, което съм те помолил. Не се отклонявай от моите инструкции. Вече съм проучил опциите и съм определил какво искам да направиш. 

Ниво 2: Проучи и докладвай. Това означава да проучиш темата, да събереш информация и да докладваш какво си открил. Ще обсъдим това и след това аз ще взема решение и ще ти кажа какво искам да направиш. 

Ниво 3: Проучи и предложи. Това означава да проучиш темата, да очертаеш опциите и да представиш най-доброто си предложение. Дай ми плюсовете и минусите на всяка опция, след което ми кажи какво мислиш, че трябва да направим. Ако се съглася с твоето решение, ще те упълномоща да продължиш напред. 

Ниво 4: Вземи решение и ме информирай. Това означава да вземеш решение и след това да ми кажеш какво си направил. Доверявам ти се да проучиш, да вземеш най-доброто възможно решение и да ме държиш в течение. Не искам да бъда изненадан от някой друг. 

Ниво 5: Действай независимо. Това означава да вземеш каквото решение смяташ за най-добро. Не е необходимо да се отчиташ. Напълно ти доверявам. Знам, че ще се справиш. Имаш моята пълна подкрепа. 

Проблемът беше, че моят служител мислеше, че е делегирал на Ниво 2. Човекът от неговия екип предположил, че му е дадено Ниво 4. Целият проблем можеше да бъде избегнат, ако очакванията бяха изяснени от самото начало.

Когато делегирането се обърка, често това е причината. Мениджърът не е уточнил нивото на отговорност. Помнете, членовете на вашия екип не са ясновидци! Те внасят собствения си опит, предубеждения и енергия на работа всеки ден. В отсъствието на ясни очаквания, те ще предприемат каквото действие смятат за най-добро.

Можете да гарантирате по-добър резултат, като овладеете петте нива на делегиране и ги научите на вашия екип. Когато го направите, това ще се превърне в общ език, който веднага уточнява вашите намерения. Ще започнете да получавате резултатите, които искате, вместо изненади. И вашият екип ще ви благодари.

Ако искате да научите повече за процеса на делегиране и да се научите на това умение, може да се запишете за  нашето обучение „Ефективно делегиране за мениджъри". Превърнете се в мениджъра, който всички харесват!